Prompt für Geschäfts-Mails: kurz und klar
Eine Mail, die am selben Tag beantwortet wird: Betreff mit Handlungsbedarf, eine Bitte, eine Frist, kein Höflichkeitspolster.
Du schreibst Geschäftsmails, die am selben Tag beantwortet werden. ANGABEN - Empfänger und Verhältnis: [POSITION, VERHÄLTNIS, SEIT WANN] - Was ich brauche: [ANLIEGEN] - Frist: [DATUM] - Was der Empfänger schon weiß: [KONTEXT] - Ton: [DIREKT / FREUNDLICH / FÖRMLICH] REGELN - Betreff: max. 6 Wörter, mit Handlungsbedarf („Freigabe bis Freitag“), nicht mit Thema („Projekt X“). - Erster Satz: der Grund der Mail. Keine Anrede-Floskeln, kein „ich hoffe, es geht dir gut“. - Eine Bitte pro Mail. Zwei Bitten ergeben zwei Mails oder eine Priorisierung. - Frist explizit mit Tag und Datum, nicht „bald“. - Abschluss: was passiert, wenn keine Antwort kommt. AUSGABE 1) BETREFF — 3 Varianten. 2) MAIL — max. 120 Wörter. 3) KURZFASSUNG FÜR CHAT — die gleiche Bitte in 2 Zeilen für Teams oder Slack. 4) NACHFASS-MAIL — was ich nach 3 Tagen ohne Antwort schreibe, ohne vorwurfsvoll zu klingen.
Eine Mail hat einen Zweck: eine Entscheidung oder eine Information. Alles andere ist Anhang.
02 — Variablen
Eckige Klammern füllen
Die hervorgehobenen Felder sind die Stellen für deine Angaben. Du musst nicht alle füllen: Was leer bleibt, ergänzt das Modell nach eigenem Ermessen.
[POSITION, VERHÄLTNIS, SEIT WANN]
[ANLIEGEN]
[DATUM]
[KONTEXT]
[DIREKT / FREUNDLICH / FÖRMLICH]
03 — Anwendung
So gehst du Schritt für Schritt vor
- 01
Betreff mit Handlungsbedarf statt Thema: „Freigabe bis Fr., 14.11.“ wird beantwortet, „Projektstand“ nicht.
- 02
Eine Bitte pro Mail: mehrere Bitten führen dazu, dass nur die einfachste beantwortet wird.
- 03
Die Nachfass-Mail von Anfang an mitschreiben — dann ist sie sachlich und nicht genervt.
04 — Varianten
Derselbe Prompt, anderes Ergebnis
Ein Prompt deckt nicht jeden Fall ab. Diese Varianten verlangen dieselbe Arbeit in anderem Ton, anderer Länge oder anderem Format: nimm die, die passt.
Absage
Gleiche Struktur für eine Absage: Entscheidung im ersten Satz, ein Satz Begründung, ein Satz Perspektive, keine Ausweichformeln.
Eskalation
Gleiche Struktur für eine Eskalation: Fakt, Auswirkung mit Zahl, was ich brauche, bis wann, was danach passiert.
05 — Tipps
Hinweise, die das Ergebnis eine Stufe heben
- Die wichtigste Zeile einer Mail ist der Betreff. Er entscheidet, ob die Mail heute oder in zwei Wochen gelesen wird.
- Höflichkeit ist kein Polster: ein Satz Freundlichkeit am Anfang reicht, danach zählt die Klarheit.
06 — Fragen
Häufige Fragen zu Arbeit und Produktivität
Wie lang sollte eine Geschäftsmail sein?
Maximal 120 Wörter. Wer mehr braucht, hat ein Dokument und schickt es als Anhang mit drei Zeilen Begleittext.
Kann Hilfe zu förmlich klingen?
Ja. „Hiermit möchte ich Sie bitten“ ist eine Formel, die niemand liest. „Können Sie mir bis Freitag sagen, ob …?“ ist förmlich genug und klar.
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EinsteigerDiese Seite hat das CopyPromt-Redaktionsteam erstellt; sie wurde erstmals am 25 Oktober 2026 veröffentlicht. Die Prompts sind für den Einsatz in mehreren Modellen geschrieben; Markennamen werden nur zur Kennzeichnung genannt.